Algemeen
De Gebruiker en zijn/haar bezoekers gedragen zich bij het gebruik van de werkplekken en diensten van The Vault met de zorgvuldigheid van een goed huisvader, zowel ten aanzien van de andere Gebruikers als ten aanzien van de infrastructuur.

Dit houdt in dat de Gebruiker:

• Respectvol omgaat met de andere Gebruikers en hun werkzaamheden niet onnodig stoort;
• De infrastructuur, diensten en gemeenschappelijke ruimtes zorgvuldig gebruikt, waaronder vergaderzalen, keukens, printers, internetverbinding en andere diensten;
• De instructies en richtlijnen van The Vault opvolgt ten aanzien van veiligheid, hygiëne en algemeen gebruik van de ruimtes;
• Zich onthoudt van gedragingen of handelingen die schade kunnen veroorzaken aan andere gebruikers of de reputatie van The Vault.
• Geen eigen promotiemateriaal, affiches, flyers of vlaggen plaatst, tenzij hier toestemming voor werd gegeven.

Specifiek
1. Toegankelijkheid en uitzonderlijke sluitingen
De ruimtes/werkplekken van The Vault zijn geopend op alle werkdagen tussen 8u00 en 18u00.
The Vault kan haar openingsuren of werking aanpassen indien dit organisatorisch of operationeel nodig is. Eventuele wijzigingen worden tijdig gecommuniceerd aan de Gebruiker.
In uitzonderlijke situaties, zoals bij overmacht of onvoorziene omstandigheden, kan The Vault tijdelijk gesloten zijn. Ook in die gevallen kan geen aanspraak gemaakt worden op een vergoeding of compensatie.

Voorziene sluitingsmomenten: één week tussen Kerstmis en Nieuwjaar en mogelijks veertien kalenderdagen tijdens de zomerperiode. Deze sluiting maakt deel uit van de jaarlijkse werking en geeft geen recht op terugbetaling of enige vorm van compensatie.

Vaste Gebruikers met een abonnement verkrijgen toegang tot het gebouw/de werkplek(ken) via een persoonlijke toegangsbadge die op naam geregistreerd staat en toegang verleent volgens de aangegane gebruiksfrequentie.
Sporadische Gebruikers dienen zich aan te melden via de bel binnen in de inkomhal (nabij de sasdeur).

De laatst aanwezige persoon controleert of bij zijn/haar uitbadgen alle lichten doven en of (als nodig) het alarm automatisch wordt ingeschakeld. Bij gebreke dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan het team van The Vault.

The Vault kan naar eigen oordeel één toegangsbadge ter beschikking stellen voor de duur van een reservatie of gebruik. Dit geldt onder meer voor volledige dagreservaties van The Hideout, The Office en The Safehouse, evenals voor Gebruikers van dagformules of beurtenkaarten waarvoor The Vault een toegangsbadge ter beschikking stelt. De badge wordt uitsluitend overhandigd aan de Gebruiker die de reservatie heeft gemaakt of gebruikmaakt van de betreffende formule. Deze Gebruiker draagt hiervoor de volledige verantwoordelijkheid.

Bij verlies, beschadiging of het niet terugbezorgen van de badge wordt een forfaitaire vergoeding van 40 euro aangerekend.

De toegang voor (huis)dieren is verboden tenzij schriftelijk akkoord verkregen van The Vault.

2. Cliënten en gemeenschappelijke ruimtes

Om de rust en werking van de coworking te bewaren, vragen we dat cliënten van de Gebruiker wachten in de inkomhal tot zij worden opgehaald door de Gebruiker in kwestie.
De coworkingruimte is uitsluitend bedoeld voor leden en mag niet vrij worden betreden door cliënten. De Gebruiker ziet erop toe dat deze afspraak wordt gerespecteerd.

The Vault kan niet aansprakelijk worden gesteld voor incidenten waarbij cliënten zich buiten de voorziene zones begeven.

3. Netheid en gebruik van de gemeenschappelijke ruimtes
Afval wordt achtergelaten in de voorziene vuilnisbakken aanwezig in de keuken, toiletten, …. Bij het verlaten van de werkplek of ruimte wordt alles netjes en opgeruimd achtergelaten en dienen persoonlijke spullen in de locker geplaatst te worden indien bij het lopende abonnement een locker werd toegekend.

Gebruikt servies, bestek, glazen, kopjes, borden etc. worden achtergelaten in de keuken, volgens de richtlijnen die vermeld staan op het instructieblad in de keuken.

Na gebruik van de microgolfoven zorgt iedereen ervoor dat deze terug schoon is, zodat de volgende Gebruiker deze meteen netjes kan gebruiken.

Sanitaire voorzieningen worden na elk gebruik netjes achtergelaten.

Je sluit de dag af met een opgeruimde desk. Een lege werkplek helpt de schoonmaak én zorgt voor een prettige omgeving voor alle coworkers.

Bij beschadiging en/of het stukmaken van een voorwerp of kantoormateriaal dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan het team van The Vault.

4. Schade en melding van defecten
Bij beschadiging, verlies of het stukmaken van voorwerpen, meubilair of kantoormateriaal dient dit onmiddellijk gemeld te worden aan het team van The Vault.
Als de schade het gevolg is van nalatigheid of foutief handelen door de Gebruiker of diens bezoekers, kan The Vault een vergoeding aanrekenen die overeenstemt met de herstellings- of vervangingskosten. Deze vergoeding zal worden gefactureerd samen met de volgende factuur van de Gebruiker.
The Vault behoudt zich het recht voor om de hoogte van deze vergoeding te bepalen op basis van de reële kostprijs of een redelijke schatting daarvan.

5. Vapen en roken
In het volledige gebouw van The Vault geldt een verbod op vapen en roken. Wie buiten rookt, wordt verzocht dit op een respectvolle manier te doen: peuken mogen niet op de grond worden gegooid en dienen zelf correct verwijderd te worden.

6. Gebruik van ruimtes/werkplek(ken)
Een ruimte/werkplek gebruiken zonder reservatie of zonder medeweten van het team van The Vault is niet toegelaten. Indien dit toch gebeurt, worden automatisch de geldende tarieven voor deze ruimte/werkplek aangerekend overeenkomstig de gebruikte tijd. Een reservatie (gelijk dewelke) wordt steeds bevestigd door het team van The Vault. Bij het ontbreken van een bevestiging dient de Gebruiker zelf tijdig contact op te nemen. Indien de vergaderzaal (The Hideout) langer wordt gebruikt dan de gemaakte reservatie, zal per begonnen uur het tarief worden aangerekend op dat moment van toepassing.

Gebruikers met een dagpas (The Drop-in) of zonder lopend abonnement dienen zich bij elk bezoek aan te melden of vooraf een reservatie aan te vragen via in**@***************ng.be, WhatsApp of het webformulier. Elk bezoek geldt steeds als een halve of volledige dag zoals bepaald bij aanvang, ongeacht de werkelijke duur. Het gebruik per uur wordt niet voorzien tenzij expliciet meegedeeld. Niet-opgenomen dagen van lopende abonnementen zijn persoonlijk en kunnen niet worden overgedragen of gecompenseerd naar een andere periode of persoon.

Elke Gebruiker is verantwoordelijk voor het aanmelden van bezoekers. Wanneer een bezoeker aanwezig is zonder deel te nemen aan een vergadering, dient de Gebruiker die de bezoeker uitnodigde een dagpas (The Drop-in) te voorzien voor deze bezoeker, ongeacht de duur of het doel van het bezoek.
De vrije plekken zoals de lounge/zithoeken kunnen gebruikt worden volgens het principe van goede huisvader, dit betekent ook de kans laten voor andere Gebruikers om deze plekken te benutten. Voor meetings die langer dan 1 uur duren wordt er verwacht dat men een gesloten ruimte boekt.

7. Gebruik en veiligheid van het netwerk
Het door The Vault ter beschikking gestelde internet en netwerk is uitsluitend bedoeld voor het uitoefenen van de professionele activiteiten van de Gebruiker.
Het is niet toegestaan het netwerk te gebruiken voor onwettige, schadelijke of ongepaste doeleinden, waaronder (maar niet beperkt tot):

• het verspreiden van illegale, discriminerende of aanstootgevende inhoud;
• hacking, phishing of andere vormen van digitale fraude;
• het downloaden, delen of verspreiden van auteursrechtelijk beschermd materiaal zonder toestemming;
• activiteiten die de veiligheid, stabiliteit of snelheid van het netwerk kunnen beïnvloeden.

The Vault streeft ernaar om een stabiele en veilige internetverbinding aan te bieden, maar kan geen absolute garanties geven over de ononderbroken werking, snelheid of beveiliging van het netwerk of andere digitale diensten. De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het nemen van de nodige beveiligingsmaatregelen, zoals het gebruik van antivirussoftware, sterke wachtwoorden,… .

Bij misbruik of vermoeden daarvan behoudt The Vault zich het recht voor om de toegang tot het netwerk tijdelijk of definitief te beperken en eventuele kosten of schade die daaruit voortvloeien door te rekenen aan de Gebruiker. The Vault kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verlies van gegevens, schade of hinder die voortvloeit uit onderbrekingen, storingen of veiligheidsproblemen van het netwerk.